Belgeleri şirketimiz adına nasıl imzalayabiliriz?

An English version of this article is also available: How do we sign on behalf of our company?

Entity ChoiceŞirketler soyut varlıklardır, dolayısı ile fiziksel olarak belge veya sözleşme imzalamaları mümkün değildir. Bir şirket, hukuken bağlayıcı sözleşme, taahhütname veya kira ilişkilerine ancak şirket açısından hukuken yetkili, kararları bağlayıcı olan ve şirket adına imza yetkisi bulunan bir yetkili veya çalışanı aracılığı ile girebilir. Çoğu şirket sahibi veya yöneticisi açısından bir anonim şirket (corporation) veya limited şirket (LLC) kurmanın amacı, şirket kredilerini ödeyemez ve yükümlülüklerini yerine getiremez duruma düştüğünde şirketin borçlarından ve mesuliyetlerinden doğacak şahsi sorumluluktan kendilerini korumaktır. Kural olarak, eğer sözleşme uygun şekilde imzalanmış ve yürütülmüş ise, böylesi bir anlaşma ihlal edildiği takdirde şirketin bir yetkilisi veya çalışanı şirketin borçlarından şahsen sorumlu olmayacaktır. Fakat bazı kişilerin sıfatlarını belirtmeden ve şirket adına resmi yetkiyle imzaladıklarını karşı tarafa açıkça belli etmeden yalnızca isimleriyle imzaladıkları bazı durumlar da mevcuttur: Davaların bazılarında yetkili veya çalışan, şirket adına imza atma niyetiyle hareket ettiği halde doğan sonuçlardan şahsen sorumlu tutulmuştur.

Bu sebeple, belgeyi imzalayan yetkili veya çalışanın, imzaladığı sözleşmeye şahsi olarak değil şirket adına taraf olduğunu karşı tarafın asla şüphe götürmeyecek şekilde bildiğinden emin olması gerekir. Öncelikle, iletişim içerisinde olduğunuz tarafların bir şahıs ile değil, bir kuruluş ile muhatap olduğunu bildiğinden emin olun. Bu amaçla iş anlaşmaları ve yazışmalarda kuruluşunuzun antetli kağıdını kullanın. Ayrıca şirketin ismini anlaşmanın başında, anlaşmanın tarafları belirtilirken yazın. Son olarak, anlaşmayı imzalarken şirketinizin ismini kendi imzanızdan önce, şirketteki unvanınızı ise imzanızın altına yazdığınızdan emin olun. Böylece anlaşmayı bireysel olarak değil, şirketin bir temsilcisi olarak imzaladığınız şüphe götürmez şekilde anlaşılacaktır. “X şirketi adına” ibaresini imzanızın altına koyarak herhangi bir yanlış anlaşılmayı engellemeniz de mümkündür.

Örneğin:

XX INC. veya LLC.

İmzalayan: (İmza)

Adınız, (Ünvanınız (ör. Başkan))

 

Ticaret hukuku konuları hakkında herhangi bir endişeniz varsa lütfen Av. Gökhan Yazıcı ile iletişime geçin.

Gokhan Yazici

Gokhan Yazici is an experienced attorney and counsellor practicing in the state of New York. He is specialized in U.S. Immigration Law, Corporate & Business Law, Business Transactions, Commercial Litigation, International Trade & U.S. Customs Law. Mr. Yazici holds an LL.B. degree from Istanbul University Law School and an LL.M. degree from Temple University James Beasley School of Law.